Comment travailler en mode projet
Tristan Ebel
La plupart des entreprises fonctionnent aujourd’hui en mode projet.
Or, que constatons-nous ?
- Des plannings qui ne sont pas respectés,
- Des ressources manquantes la plupart du temps,
- On a pas prévu d’ajustements dans le cas de ressources manquantes,
- L’organisation du projet est mal connue,
- On est rarement bien informé de l’avancement du projet.Autant de choses qui ont pu donner une mauvaise image à la notion de projet.Comment transformer le mode projet en un véritable outil de management ?En utilisant la méthode Projet Mode d’Emploi en 10 points.
Pourquoi a-t-on lancé le projet ?
Les 3 premiers points (l’objet, les motifs et les objectifs) permettent de donner une valeur ajoutée aux projets. Ils ancrent le projet dans une réalité : pourquoi a-t-on lancé ce projet ? Souvent ces éléments existent mais ils ne sont pas suffisamment convaincants.
Analyse des besoins en ressources
Il faut ensuite une analyse précise des besoins en ressources, humaines, matérielles, financières pour savoir ce qu’il faut engager pour réussir le projet.
La plupart du temps, cette étape n’est pas suffisamment creusée. Il importe d’y consacrer davantage de temps si l’on veut éviter les mauvaises surprises.
Qui fait quoi ?
A partir de là, nous pouvons créer l’organigramme du projet qui définira précisément qui fait quoi à l’intérieur du projet. A noter qu’un collaborateur peut tenir un poste différent de son poste habituel dans le projet.Il est maintenant possible d’envisager le planning. Servez-vous d’un logiciel comme Gantt Project qui vous aidera à planifier vos tâches dans le bon ordre de façon à définir la date de fin réelle.
Analyse des risques
Un point qui est souvent oublié, c’est l’analyse des risques liés au projet. Une matrice d’analyse des risques est très facile à utiliser pour ce faire. Elle combine la probabilité d’occurrence et l’impact des différents risques.
A partir de ces risques, il sera nécessaire de prévoir certains ajustements ;
- En cas de ressource manquante, que fait-on ?
- En cas de dépassement de budgets, que fait-on ?
Plan de communication
Ne pas oublier le plan de communication ; sur quoi devrait-on communiquer et à quel moment pour que le soutien des équipes et des sponsors soit toujours là ?
Dernier point : n’oubliez pas de prévoir les actions et les fréquences de pilotage ; structurez vos réunions d’avancement de projets de façon à les rendre efficace.
Tristan Ebel
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