Lorsque j’aborde le sujet des écrits en entreprise avec certains d’entre vous, je dois avouer que le bilan est consternant. Vous vous plaignez couramment de voir, chez vos collaborateurs :
• des fautes d’orthographe à toutes les lignes,
• des phrases vides de sens,
• des textes d’une telle platitude que vous êtes obligés de les réécrire,
• des consignes non suivies parce qu’incomprises…
Vous-mêmes reconnaissez aussi qu’il n’est pas toujours facile de rédiger ce que vous devez communiquer sous forme écrite. La faute en incombe notamment à cette chose redoutable qui nous empêche d’écrire et qu’on ne sait pas comment vaincre : le syndrôme de la page blanche, le syndrôme de l’écran blanc
Une forme de communication
Il m’est facile de rétorquer à mes interlocuteurs qu’écrire ne devrait pas, en soi, représenter une difficulté quelconque. En réalité, si l’on exclut les moyens d’expressions artistiques comme la peinture ou le chant (peu utilisés en entreprise, par la force des choses), il n’existe que 2 formes de communication :
• l’une est l’oral,
• l’autre est l’écrit.
Or, si l’on suit la méthode adéquate, écrire devient simple, facile et rapide. Qu’il s’agisse de l’oral comme de l’écrit, les mêmes 6 règles s’appliquent.
1. Définir le but
Cela pourrait tomber sous le sens, mais il peut être bon de le rappeler. On écrit pour obtenir un résultat, pour atteindre un but. Il est donc essentiel de définir en premier lieu ce que l’on cherche à obtenir.
2. Analyser le ou les destinataires
On est lu par des personnes. Qui sont-elles par rapport à celui qui écrit, que connaissent-elles du sujet, quelle est leur motivation par rapport au sujet, pourquoi doivent-elles lire ce texte ?
3. Récolter toutes les informations
Répondre aux questions :
• quoi,
• quand,
• qui,
• où,
• combien,
• comment,
• pourquoi,
permet de trouver ce qui va nourrir l’écrit, son fond.
4. Structurer l’écrit
Structurer un écrit, cela revient à le mettre dans LA forme qui va faciliter sa compréhension et sa mémorisation par nos destinataires et lui permettre d’atteindre son but. En d’autres termes, il importe de définir, ne serait-ce que mentalement, le plan que l’on va suivre.
Un exemple :
• Exposé principal : il existe un problème au niveau des stocks – un grand nombre d’articles populaires se retrouvent en rupture de stocks.
• Développement : la lenteur d’approvisionnement de l’article ‘Pomme de douche fluorescente’ est régulière alors qu’il s’agit de notre meilleure vente.
• Chiffres : cette situation nous a coûté plus de 20 000 euros depuis le début de l’année.
• Solution proposée : je propose de réorganiser la production et de négliger tous les produits à faible vente pour concentrer la fabrication sur les 10 produits les plus vendus.
5. Rédiger sans se censurer
Une méthode efficace si l’on veut rédiger efficacement consiste à faire un premier jet dans lequel on ne se permet aucune restriction. Lâchez-vous ! Dans ce premier jet, vous pouvez vous permettre d’insulter copieusement vos collaborateurs. Que l’on se rassure. Toutes injures dignes du Capitaine Haddock ne figureront pas dans la version finale. L’idée, c’est de prendre ce premier jet comme un défouloir. Et franchement cela fait du bien !
6. Corriger
A présent, on reprend ce que l’on a écrit et on le peaufine. On le rend ‘politically correct’, plus acceptable par tous. S’il s’agit d’un document vraiment important, n’hésitez pas vous relire plusieurs fois.
Tristan Ebel
Une vidéo sur ce même thème est accessible sur la chaîne Youtube ‘Tristan Ebel expertise’.
